Comment est calculé l'effectif ?

Le décompte de l’effectif

L'effectif salarié annuel de l'employeur est déterminé au 1^er janvier. Il correspond à la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année civile précédente.

Pour le calcul de cette moyenne, il a lieu de tenir compte uniquement des mois où sont employés des salariés.

Des particularités de calcul existent notamment pour le versement mobilité, l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés, la contribution supplémentaire à l’apprentissage.

Quels sont les salariés pris en compte pour la détermination de l’effectif moyen ?

Sont pris en compte :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail, y compris ceux dont le contrat de travail est suspendu ;
• les fonctionnaires et agents non titulaires des 3 fonctions publiques ;
• les salariés des entreprises inscrites au répertoire national des entreprises contrôlées majoritairement par l'État (RNECME) ;
• les fonctionnaires d’Orange, les salariés des industries électriques et gazières (IEG).

Les salariés à temps plein, présents tout le mois, ainsi que les mandataires sociaux titulaires d’un contrat de travail sont pris en compte pour 1.

Les salariés à temps partiel ou en forfaits heures, ainsi que les salariés en forfait jours inférieur à 218 jours, sont pris en compte au prorata de leur temps de travail.

Si votre salarié a été embauché ou débauché en cours de mois, il est compté à proportion du nombre de jours travaillés dans le mois.

L’effectif est calculé au niveau de l'entreprise, tous établissements confondus.

Il est tronqué au centième (2 chiffres après la virgule).

Quels sont les salariés exclus pour la détermination de l’effectif moyen ?

Sont exclus du décompte des effectifs :

• les CDD recrutés pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu ;
• les contrats aidés CUI CAE, les apprentis et les contrats de professionnalisation ;
• les stagiaires en entreprise ;
• les stagiaires de la formation professionnelle continue ;
• les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure (ils sont inclus dans le décompte des effectifs de l’entreprise qui les emploie et non dans celui de l’entreprise d’accueil) ;
• les agents publics mis à disposition et détachés dans une autre structure, pendant toute la durée de la mise à disposition ou du détachement ;
• les mandataires sociaux ;
• ceux qui n’ont pas le statut de salariés (par exemple les volontaires en service civique, les élus, etc ).

Situations particulières

• Entreprises de travail temporaire (ETT)

  Entreprises de travail temporaire (ETT)

  Tous les salariés permanents et les salariés liés par un contrat de mission, au cours de l’année, sont décomptés dans l’effectif de cette ETT.

• Première embauche

  Première embauche

  Si vous créez votre premier emploi dans l’entreprise, l’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi est égal à l’effectif au dernier jour du mois de l’embauche du 1^er salarié.
  L'effectif ainsi obtenu est celui retenu pour l'entreprise à compter du jour de l’embauche du premier salarié jusqu'au 31 décembre de l’année de cette embauche.

  Exemple

  Vous embauchez votre premier salarié le 01/07/2023 à temps plein ; vous n’embauchez pas d’autres salariés.

  Effectif pour l’année 2023 = 1

• Transfert de salariés en cours d’année à la suite d’une modification juridique de votre entreprise

  Transfert de salariés en cours d’année à la suite d’une modification juridique de votre entreprise

  L’effectif résultant d'un transfert est à prendre en compte à partir du 1^er jour du mois au cours duquel a été réalisée la modification juridique jusqu'au 31 décembre de l’année du transfert.

Votre effectif atteint ou dépasse le seuil d’effectif

Certaines cotisations sont dues en fonction de votre effectif.

Le seuil d’effectif (par exemple 20, 50, 250 salariés etc.) est le nombre de salariés à partir duquel vous serez redevable de certaines cotisations.

Si votre entreprise dépasse un seuil d’effectif : ce dépassement n’aura pas d’impact pendant 5 ans sur les cotisations dues. C’est le principe de la neutralisation du franchissement des seuils d’effectif.

Ainsi, si l’effectif de votre entreprise :

• dépasse ou atteint un seuil pendant 5 années civiles consécutives, vous devez cotiser ;
• devient inférieur au seuil d’effectif sur 1 année civile, vous ne devez plus cotiser ;
• varie en dessous du seuil puis atteint le seuil, vous bénéficiez de la neutralisation pendant 5 ans.

L’Urssaf calcule l’effectif de votre entreprise

L’Urssaf calcule le nombre de salariés présents dans votre entreprise.

Il est calculé :

• mensuellement : c’est l’effectif moyen mensuel (EMM) ;
• annuellement : c’est l’effectif moyen annuel  (EMA).

Ces calculs sont réalisés à partir des informations que vous déclarez dans votre déclaration sociale nominative (DSN).

L’Urssaf calcule également les effectifs relatifs à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH) :

• l’EMA OETH correspond à l'EMA de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés ;
• l'EMA BOETH correspond à l'EMA des bénéficiaires de l'obligation d'emplois des travailleurs handicapés ;
• l'EMA ECAP correspond à l'EMA des emplois exigeant des conditions d'aptitudes particulières.

Le calcul de ces effectifs aura une incidence directe sur le niveau de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, le montant de la contribution et le calcul des plafonds de déductions.

Depuis 2023, dans le cadre du transfert de la contribution supplémentaire à l'apprentissage (CSA) au Urssaf, deux nouveaux effectifs sont calculés par l'Urssaf :

• l'EMA CSA = l'EMA spécifique ;
• l'EMA CFIP = à l'effectif moyen annuel des contrats favorisant l’insertion professionnelle (CFIP). Il détermine le taux d’alternants (numérateur de ce taux) et la redevabilité à la contribution supplémentaire à l’apprentissage (CSA).

Ces deux effectifs permettent de calculer le ratio d'alternants de l’entreprise, EMA CFIP ÷ EMA CSA, qui détermine le taux à appliquer à l'assiette pour le calcul du montant de la CSA.

Mise à disposition des règles de gestion du calcul des effectifs
Afin d’expliquer le décompte du calcul des effectifs opéré par l’Urssaf nous mettons à votre disposition les règles de gestions utilisées pour ce calcul.
Selon la situation rencontrée, le type et la durée du contrat notamment, il existe des règles de gestion (RDG) différentes.

Pour en savoir plus sur la règle de gestion (RDG) applicable à votre cas consultez notre document (mise à jour au 30/01/2024).

Textes de référence

• Article L130-1 du code de la Sécurité sociale
• Article R130-1 du code de la Sécurité sociale
• Article R130-2 du code de la Sécurité sociale