Vous accueillez un étudiant pour un stage de mise en situation en milieu professionnel de plus de 2 mois pour une même année scolaire ? Vous devez lui verser une gratification qui peut, sous certaines conditions, être exonérée de cotisations sociales.
Tout stage en milieu professionnel doit être intégré dans un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.
Il s’agit des stages d’initiation, de formation ou de complément de formation.
Sont notamment visés :
les élèves préparant un diplôme de l’enseignement technologique ;
les élèves d’IUT ;
les élèves ingénieurs ;
les élèves des écoles de commerce et de gestion ;
les étudiants préparant un diplôme universitaire (licence, master…) ;
les élèves des centres médico-éducatifs ;
les élèves avocats (non titulaires du Capa) ;
les élèves architectes (stage dit « ouvrier et/ou de chantier », stage de «première pratique» en France ou à l’étranger, stage de formation pratique) ;
les élèves des écoles hôtelières ;
les élèves infirmiers ;
les stages d’initiation aux soins infirmiers pour les étudiants admis en 2e année de médecine ou odontologie.
Qu’il soit obligatoire ou non, le stage doit faire l’objet d’une convention. Celle-ci doit être signée par :
le stagiaire (et son représentant légal s’il est mineur) ;
l’organisme d’accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme) ;
l’établissement d’enseignement ou de formation ;
l’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement ;
le tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil.
Bon à savoir
L’obligation de signer une convention ne s’applique pas aux stages de découverte ou d’observations (par exemple, ceux réalisés par les élèves de classe de troisième).
Plusieurs clauses doivent être intégrées dans la convention, par exemple les activités confiées au stagiaire, le taux horaire de la gratification, etc.
Pour connaître la liste des clauses, consultez le site entreprendre.service-public.fr
La convention ne peut pas être conclue :
pour remplacer un salarié absent, licencié, ou dont le contrat est suspendu ;
pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité ou pour occuper un emploi saisonnier.
Bon à savoir
En l’absence de convention ou si votre stagiaire est considéré comme une ressource à part entière de votre organisme, les sommes versées seront soumises à cotisations et contributions au même titre que des salaires.
La durée du stage
La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne peut pas être supérieure à six mois par année d’enseignement, peu importe que ce soit au titre d’un ou de plusieurs stages.
Délai de carence entre 2 stages
Si vous accueillez successivement des stagiaires sur un même poste, avec des conventions de stage différentes, vous devez respecter un délai de carence égal à un tiers de la durée du stage précédent.
Cette règle ne s’applique pas si le dernier stage a été interrompu à l’initiative du stagiaire.
Calcul de la durée d’un stage
La durée d’un stage se calcule en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans votre organisme, en considérant que :
7 h de présence (consécutives ou non) équivaut à une journée ;
22 jours de présence (consécutifs ou non) équivaut à 1 mois.
Les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage.
Les autres obligations de l’organisme d’accueil
Vous n’avez pas à adresser à l’Urssaf ou à la CGSS une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) car le stagiaire étudiant n’est pas considéré comme un salarié.
Vous devez en revanche tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires que vous accueillez dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Vous devez également délivrer une attestation de stage à l’étudiant. Cette attestation mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée à votre stagiaire.
La gratification
La gratification obligatoire pour les stages supérieurs à 2 mois
Vous devez obligatoirement verser une gratification lorsque, au cours d’une même année d’enseignement, la durée de présence effective du stagiaire est supérieure à 2 mois.
Cette obligation s’applique aux entreprises, aux administrations publiques, aux collectivités territoriales, aux établissements de santé, aux associations ou à tout autre organisme d’accueil.
La gratification est due dès lors que :
le stage a une durée supérieure à 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), consécutifs ou non, au cours de la même année d’enseignement (scolaire ou universitaire) ;
le stagiaire est présent dans l’organisme d’accueil à partir de la 309e heure, même de façon non continue.
Bon à savoir
La durée du stage est décomptée en fonction de la durée de présence du stagiaire. Pour le calcul de la durée du stage, un mois correspond à une présence effective de 22 jours, consécutifs ou non, et 7 heures de présence, consécutives ou non, comptent pour 1 jour.
Vous pouvez décider de verser une gratification même lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois.
Le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu.
À défaut de convention de branche ou d’accord professionnel étendu fixant un montant plus favorable, la gratification est égale à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale.
Le montant de la gratification versé à votre stagiaire doit être précisé dans la convention de stage.
Pour calculer le montant de la gratification, vous devez prendre en compte le nombre d’heures de présence effective de votre stagiaire. À ce temps de présence, vous pouvez rajouter les périodes de congés payés que vous prévoyez de lui octroyer.
Le taux horaire minimal correspond à :
Montants au 1er janvier 2024
Montants au 1er janvier 2024
Gratification minimale par heure de stage
Exonération de cotisations sociales par heure de stage
4,35 € (1)
Dans la limite de 4,35 €
Montants au 1er janvier 2024
Gratification minimale par heure de stage
Exonération de cotisations sociales par heure de stage
4,35 € (1)
Dans la limite de 4,35 €
(1) 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit au 1er janvier 2024 :15 % × 29 €
Le versement de la gratification
La gratification doit être versée mensuellement, à compter du 1er jour du 1er mois de stage.
Vous pouvez choisir :
soit de verser chaque mois la gratification correspondant au nombre d’heures réellement effectuées par votre stagiaire (donc un montant différent chaque mois) ;
soit de réaliser un « lissage » des sommes qui seront dues sur la totalité de la durée du stage, afin de verser chaque mois le même montant au stagiaire.
Exemple
Votre stagiaire effectue un stage du 1er janvier au 30 avril 2024, pour un total de 588 heures réellement effectuées.
En prenant en compte le plafond horaire de la Sécurité sociale qui est de 29 € pour 2024, la gratification totale est de 588 × 29 × 15 % = 2 557,80 €.
Vous pouvez :
Soit verser la somme mensuellement en fonction des heures réellement effectuées chaque mois :
Janvier 2024 : 154 h × 27 € × 15 % = 623,70 € ;
Février 2024 : 140 h × 27 € × 15 % = 567,00 € ;
Mars 2024 : 161 h × 27 € × 15 % = 652,05 € ;
Avril 2024 : 133 h × 27 € × 15 % = 538,65 € ;
Soit verser une somme identique tout au long de la durée du stage (gratification mensuelle moyenne de 595,35 €, soit 2 381,40 € divisés par 4).
La franchise de cotisations et contributions sociales
Les étudiants concernés
Sont concernés par l’application de la franchise (exonération) de la gratification :
les élèves ou étudiants des établissements privés ou publics d’enseignement technique, secondaire, spécialisé ou supérieur ;
les personnes qui effectuent, dans un organisme public ou privé, un stage d’initiation, de formation ou de complément de formation professionnelle ne faisant pas l’objet d’un contrat de travail et n’entrant pas dans le cadre de la formation professionnelle continue ;
les bénéficiaires du Dima (dispositif d'initiation aux métiers en alternance) qui ne sont pas concernés par le régime social applicable aux apprentis.
Ne sont pas concernés par l’application de la franchise (exonération) de la gratification :
les stagiaires huissiers qui accomplissent un stage professionnel rémunéré et sont salariés de l’étude d’huissier ;
les notaires stagiaires ;
les stagiaires greffiers,
les étudiants en médecine participant à l’activité hospitalière appelés étudiants hospitaliers rémunérés par le groupe hospitalier auquel l’université est rattachée (ils sont salariés sous contrat à durée déterminée, rattachés à une caisse de Sécurité sociale non étudiante, et cotisent pour la retraite) ;
les professeurs stagiaires des écoles ;
les géomètres-experts stagiaires inscrits au registre des stages bénéficient d’un contrat de travail ;
les animateurs stagiaires préparant le brevet d’aptitude aux fonctions d’animateur (Bafa) ou le brevet d’aptitude aux fonctions de directeur (BAFD).
Le montant de la franchise (ou exonération)
La gratification versée au stagiaire n’est pas soumise à cotisations et contributions sociales lorsque le montant versé au cours d’un mois civil ne dépasse pas :
15% du plafond horaire de la Sécurité sociale X le nombre d’heures de stage effectuées au cours du mois.
Soit 4,35 € par heure de stage effectuée en 2024.
Si ce seuil est dépassé, seule la part qui dépasse est soumise aux cotisations de Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS, à la contribution solidarité autonomie, et au Fnal. Les cotisations maladies et allocations familiales seront dues aux taux pleins
Bon à savoir
Le stagiaire n’ayant pas le statut de salarié, même dans le cas où la gratification versée dépasse le seuil de franchise, la contribution d’assurance chômage, d’AGS et la contribution patronale au dialogue social ne sont pas dues.
De plus, les stagiaires sont exclus du décompte des effectifs de votre.
La franchise de cotisations s’applique également aux gratifications versées à titre facultatif par l’organisme d’accueil.
Droits et avantages des stagiaires
Si vous êtes tenu de verser une gratification : son montant est au moins égal au seuil de la franchise. Les sommes correspondant aux avantages en nature accordés aux stagiaires qui viendraient en complément du montant de la gratification, ne sont pas exonérées au titre de la franchise.
Si vous n’êtes pas tenu de verser une gratification : les avantages en nature (autre que la cantine) sont pris en compte dans l’appréciation du montant de la franchise. Les sommes normalement assujetties au titre des avantages en nature pourront être exonérées au titre de la franchise dans la limite du différentiel entre le montant de la gratification et le seuil de la franchise.
Les avantages en nature repas
La cantine
Tout comme vos salariés, vos stagiaires doivent avoir accès, dans les mêmes conditions, au restaurant d’entreprise.
La fourniture du repas du restaurant d’entreprise constitue en principe un avantage en nature.
Dans le cas où le montant de la gratification est au moins égal au montant de la franchise et si la participation du stagiaire aux frais de repas est au moins égale à 50 % du forfait avantage en nature, aucune cotisation ne sera due, l’avantage en nature étant dans ce cas négligé.
Si la durée du stage est inférieure à 2 mois, aucune contribution ou cotisation sociale n’est due dans la mesure où la valeur ne dépasse pas le montant de la franchise de cotisations.
Les titres restaurant
Vos stagiaires doivent bénéficier des titres restaurants au même titre que vos salariés.
Pour être exonérée de cotisations de Sécurité sociale, la contribution patronale au financement des titres restaurants doit respecter certaines limites :
Si la durée du stage est inférieure à 2 mois, aucune contribution ou cotisation sociale n’est due dans la mesure où la valeur ne dépasse pas le montant de la franchise de cotisations.
Vous devez prendre en charge les abonnements aux transports publics de vos stagiaires, pour le trajet « domicile - lieu de stage », dans les mêmes conditions que vos salariés.
Vos stagiaires peuvent également bénéficier du forfait mobilité durable.
Les activités sociales et culturelles
Les stagiaires ont le droit de bénéficier des activités sociales et culturelles du comité social et économique, dans les mêmes conditions que les salariés.
Les accidents du travail ou maladies professionnelles (AT/MP)
Que le stage soit obligatoire ou non, vos stagiaires bénéficient d’une protection contre le risque accidents du travail-maladies professionnelles. À ce titre, ils sont rattachés au régime général de la Sécurité sociale.
Absence de gratification ou gratification égale ou inférieure à la franchise
Lorsqu’il n’y a pas de gratification ou que celle-ci est égale ou inférieure à la franchise, les obligations liées à l’affiliation, à la déclaration et au paiement de la cotisation accidents du travail incombent à l’établissement d’enseignement signataire de la convention (ou au recteur pour les établissements publics chargé de l’éducation nationale).
Si l’accident survient lors du stage, vous devez adresser sans délai à l’établissement d’enseignement dont relève l’étudiant une copie de la déclaration d’accident du travail envoyée à la Caisse primaire d’assurance maladie (Cpam) compétente.
Bon à savoir
La base de calcul de la cotisation AT/MP correspond au salaire minimum des rentes.
Le taux applicable est fixé chaque année par la caisse nationale d’assurance maladie (Cnam) en fonction de la sinistralité passée.
La cotisation AT/MP des élèves et étudiants est calculée par année civile, au titre d’une année scolaire ou universitaire commençant en septembre. La cotisation AT/MP est versée dans les 15 premiers jours du mois de mars suivant.
Montants au 1er janvier 2024
Montants au 1er janvier 2024
Élèves de l’enseignement technique
Élèves de l’enseignement secondaire
Code risque accidents du travail
80.2CA
80.2AA
Base forfaitaire au 1er avril 2023
20 049,09 €
20 049,09 €
Taux
0,0151 %
0,0010 %
Cotisation accidents du travail
3,03 €
0,20 €
Montants au 1er janvier 2024
Élèves de l’enseignement technique
Code risque accidents du travail
80.2CA
Base forfaitaire au 1er avril 2023
20 049,09 €
Taux
0,0151 %
Cotisation accidents du travail
3,03 €
Montants au 1er janvier 2024
Élèves de l’enseignement secondaire
Code risque accidents du travail
80.2AA
Base forfaitaire au 1er avril 2023
20 049,09 €
Taux
0,0010 %
Cotisation accidents du travail
0,20 €
Pour les stagiaires français en stage à l’étranger : la couverture AT/MP est maintenue pour une durée maximale de 12 mois. La cotisation est alors recouvrée auprès de l’établissement d’enseignement.
Gratification supérieure au seuil de la franchise
Les obligations liées à l’affiliation, à la déclaration et au paiement de la cotisation accidents du travail incombent à votre organisme (entreprise, association... )
La base de calcul des cotisations est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et le seuil de la franchise (15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée).
Le taux applicable est le taux habituel de l’entreprise, de l’organisme public ou de l’association.
Pour les stagiaires français en stage à l’étranger : l’établissement d’enseignement français dont relève le stagiaire est invité à vérifier que le stagiaire est couvert dans le pays d’accueil contre le risque AT/MP et que l’organisme d’accueil s’acquitte des cotisations afférentes à la couverture de ce risque.
